• ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych,
• uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dla organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych,
• współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją,
• sprawowanie bieżącego nadzoru nad kontrolą archiwów zakładowych i składnic akt, jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym oraz innych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących państwowy zasób archiwalny,
• przechowywanie dokumentacji osobowo-płacowej podmiotów nieistniejących na zasadzie umów o przechowanie,
• przejmowanie i przechowywanie dokumentacji z głosowania z obwodów wyborczych.

Zgodnie z art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – Dz.U. 2019 poz. 553 z późn. zm., organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego, oraz samorządowe jednostki organizacyjne w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych określają trzy rodzaje przepisów:

• instrukcję kancelaryjną definiującą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz regulującą postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją;

• jednolity rzeczowy wykaz akt, którego zadaniem jest klasyfikowanie dokumentacji powstającej i zgromadzonej w jednostce jednolicie i w systemie dziesiętnym oraz kwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych. Jednolity rzeczowy wykaz akt może być uzupełniony o kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednego rodzaju lub typu dokumentacji;

• instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt regulującą postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

Wyżej wymienionych przepisów nie stosuje się do: organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich oraz organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

Archiwa państwowe mogą również dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, jeśli jest to niezębne do klasyfikacji nowych zadań.

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dostępna jest na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych: https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji/

Brakowanie, czyli wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz gdy organ lub jednostka organizacyjna uznała, że dokumentacja utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Podstawy prawne oraz procedura brakowania dokumentacji zawarte są w:

• art. 5, art. 34, art. 36 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164);
• §§ 9 – 12 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r., poz. 246);
• §§ 8 – 14 Rozporządzenia Ministra Straw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518);
• innych resortowych przepisach prawnych regulujących tryb brakowania.

Podmioty prywatne mogą wystąpić do archiwum państwowego o zaopiniowanie brakowania wytworzonej dokumentacji, na zasadach określonych w ww. przepisach.