Procedura bezpieczeństwa

Załącznik do Zarządzenia nr 5/2020
Dyrektora Archiwum
Państwowego w Toruniu
z dnia 21 maja 2020 r.

Procedury bezpieczeństwa w Archiwum Państwowym w Toruniu na okres trwania epidemii SARS-CoV-2

Strefy dostępności:

Na czas pandemii tworzy się w centrali oraz oddziałach AP w Toruniu strefy dostępności:

  1. Strefa dostępności wyłącznie dla personelu archiwum.
  2. Strefa dla klientów archiwum (w Pracowni Naukowej).
  3. Strefa mieszana (w przypadku konieczności bezpośredniego kontaktu z klientem).

Każda ze stref wydzielona zostaje poprzez wyraźne oznaczenie napisami, a także żółto-czarnymi taśmami na podłogach oraz określone zostają warunki przebywania w niej i bezpieczeństwa. Warunkiem wstępu do budynków archiwum oraz poszczególnych stref jest brak objawów chorobowych sugerujących chorobę zakaźną oraz wynik pomiaru temperatury poniżej 37.5 °C. Pomiaru temperatury przy drzwiach wejściowych dokonuje osoba do tego wyznaczona.

Osobą upoważnioną do kontaktu z inspektoratem sanitarnym jest Wiesław Dobrzański (telefon +48 519 843 732), do którego zgłaszane są wszelkie problemy związane z zagrożeniem epidemicznym.

Warunki bezpieczeństwa:

  1. Strefa dostępności wyłącznie dla personelu archiwum

W części przeznaczonej dla pracowników archiwum zapewnione są co najmniej 2- metrowe odstępy między stanowiskami pracy. Pracownicy zaopatrzeni są w środki ochrony osobistej w postaci maseczek.

W toaletach oraz w głównych ciągach komunikacyjnych, w miejscach ogólnie dostępnych, rozmieszczone są płyny dezynfekujące w dozownikach.

W toaletach dodatkowo dostępne są mydło oraz papierowe ręczniki, a także instrukcje prawidłowego mycia rąk. Kilka razy dziennie przeprowadzana jest dezynfekcja biurek, aparatów telefonicznych, klamek, klawiatur komputerowych i innych powszechnie używanych sprzętów w ciągach komunikacyjnych i sanitarnych.

W celu ograniczenia kontaktów i przebywania pracowników w zagęszczonych pomieszczeniach wprowadza się spożywanie posiłków w czasie przerwy śniadaniowej rotacyjnie. W pokoju do tego wyznaczonym mogą przebywać jednocześnie 2 osoby z zachowaniem 2-metrowego odstępu.

Wytyczne dla pracowników:

  1. Przed rozpoczęciem pracy, tuż po przyjściu do pracy obowiązkowo należy umyć ręce wodą z mydłem.
  2. Nosić osłonę nosa i ust, ewentualnie przyłbicę oraz rękawice ochronne podczas wykonywania obowiązków.
  3. Zachować bezpieczną odległość od rozmówcy i współpracowników (rekomendowane są 2 metry).
  4. Regularnie często i dokładnie myć ręce wodą z mydłem zgodnie z instrukcją znajdującą się przy umywalce i dezynfekować osuszone dłonie środkiem na bazie alkoholu (min. 60%).

5. Podczas kaszlu i kichania zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką – jak najszybciej wyrzucić chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce.

6. Starać się nie dotykać dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust, nosa i oczu.

7. Dołożyć wszelkich starań, aby stanowiska pracy były czyste i higieniczne, szczególnie po zakończonym dniu pracy.

8. Wszyscy pracownicy zostali poinstruowani, że w przypadku wystąpienia niepokojących objawów nie powinni przychodzić do pracy, zobowiązani są pozostać w domu i skontaktować się telefonicznie ze stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogarszania się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować, że mogą być zakażeni koronawirusem.

  1. Strefa dla klientów archiwum (w Pracowni Naukowej)
  1. Pracownia naukowa podzielona zostaje w sposób trwały na 2 strefy: dostępną wyłącznie dla personelu archiwum oraz strefę dla użytkowników. Kontakt między pracownikiem archiwum a klientem odbywa się z zachowaniem 2-metrowej odległości i przez zamontowaną przezroczystą przegrodę. Wydawanie i zwrot akt odbywa się również bezkontaktowo.
  2. Wprowadzony zostaje limit 1 osoby na 15 m2 użytkowników. Ze względu na podobny rozmiar, we wszystkich pracowniach Archiwum Państwowego w Toruniu w strefie przeznaczonej klientów możliwe jest jednoczesne przebywanie 3 osób, w tym 2 klientów pracowni i 1 pracownika obsługi. Na drzwiach wejściowych umieszczona jest informacja o maksymalnej liczbie użytkowników, mogących jednocześnie przebywać w pracowni.
  3. Wprowadza się rotacyjne korzystanie z pracowni w 2 turach czasowych, tj. od godz. 8.00 do 11.00 oraz w godz. 12.00 do 15.00. Między godziną 11.00 a 12.00 przeprowadzane jest wietrzenie pracowni, odkażanie stolików, krzeseł, szafek oraz innych sprzętów użytkowanych przez klientów. Czynności te wykonywane są także po każdorazowym zakończeniu pracy przez użytkownika.
  4. Korzystanie z pracowni naukowej odbywa się na zasadzie wcześniejszych zgłoszeń telefonicznych lub mailowych, zgodnie z kolejnością zgłaszania.
  5. Ustalony zostaje limit dzienny zamawianych akt na 5 jednostek aktowych. W szczególnych przypadkach kierownik oddziału może zdecydować o zwiększeniu limitu.
  6. Użytkowników pracowni obowiązują ogólne zasady przestrzegania reżimu sanitarnego w okresie pandemii, w tym odkażanie dłoni, prawidłowe noszenie maseczek lub przyłbic, zajmowanie wskazanego miejsca, zachowanie odstępów.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa sanitarnego, każdego klienta obowiązuje dezynfekcja rąk przed wejściem do pracowni naukowej oraz kontrola temperatury ciała, dokonywana przez pracownika archiwum. W przypadku stwierdzenia podwyższonej temperatury (powyżej 37,5°C) lub innych zauważalnych objawów zakaźnych, następuje odmowa wstępu do pracowni lub innych pomieszczeń archiwum.

  1. W trakcie korzystania z akt obowiązuje zakładanie rękawiczek ochronnych, jednak nieskażonych płynami dezynfekującymi oraz używanie maseczki ochronnej.
  2. W miejscach widocznych w budynku, w tym w pracowni naukowej, umieszczone są instrukcje z opisem prawidłowej dezynfekcji dłoni oraz sposobu zakładania i zdejmowania masek i rękawiczek ochronnych, a także numer kontaktowy do kontaktu z terenowym inspektoratem sanitarnym.
  3. Ogranicza się korzystanie z pomocy ewidencyjnych dostępnych bezpośrednio w pracowni archiwum, tj. inwentarzy książkowych, kartkowych, spisów zdawczo-odbiorczych itd. Zalecone zostaje wcześniejsze korzystanie z pomocy ewidencyjnych udostępnionych m.in. na stronie www.szukajwarchiwach.gov.pl oraz www.genealogiawarchiwach.pl . W wyjątkowych przypadkach, niewymagających długotrwałych poszukiwań, możliwe jest przejrzenie pomocy ewidencyjnych przez pracownika obsługującego pracownię.
  4. Zamawianie archiwaliów odbywa się za pomocą interaktywnych rewersów elektronicznych dostępnych na stronie internetowej archiwum: http://torun.ap.gov.pl/ i poprzez przesłanie wypełnionych rewersów na odpowiednie adresy internetowe:

archiwum@torun.ap.gov.pl (Oddział I),

pracownia_torun@torun.ap.gov.pl (Oddział II),

pracownia_wloclawek@torun.ap.gov.pl (Oddział we Włocławku).

Jedynie w przypadkach wyjątkowych możliwe jest wypisanie rewersu papierowego przez pracownika obsługującego pracownię.

  1. Udostępnione materiały archiwalne zostają odizolowane od innych akt na wydzielonych półkach na okres 5 dni, z zaznaczoną datą zwrotu. Przez ten okres są one wyłączone z udostępniania.
  2. Możliwe jest korzystanie przez użytkowników tylko z wyznaczonych toalet.
  1. Strefa mieszana (w przypadku konieczności bezpośredniego kontaktu z klientem).

W wyjątkowych przypadkach, np. gdy wymuszają to warunki architektoniczne budynku lub inna konieczność, możliwe jest przyjmowanie osób z zewnątrz w wydzielonych pomieszczeniach, takich jak kancelaria archiwum, pomieszczenie do przejmowania akt i do kontaktu z interesantami. W strefie tej obowiązują podobne warunki bezpieczeństwa jak w pracowni naukowej. Jednorazowo, możliwa jest obecność w niej tylko 1 osoby z zewnątrz i 1 pracownika archiwum, z utrzymanym minimalnym odstępem 2 metrów. Rozmowy mogą odbywać się tylko w maseczkach ochronnych. Po wyjściu klienta dezynfekowane są stolik i inne przedmioty przez niego używane.

Praca kancelarii

W okresie epidemii kancelaria przyjmuje i wydaje korespondencję głównie drogą mailową, do czego użytkownicy zachęcani są na stronie internetowej archiwum. W przypadkach gdy nie jest to możliwe, klienci kierowani są do kancelarii poprzez wydzieloną strefę przejścia. Jednorazowo możliwa jest obecność w kancelarii tylko 1 osoby z zewnątrz i 1 pracownika archiwum, z utrzymanym minimalnym odstępem 2 metrów, przez przezroczystą osłonę. Rozmowy mogą odbywać się tylko w maseczkach ochronnych lub przyłbicach. Dokumenty przyjmowane i wydawane są bezkontaktowo. Przyjęta korespondencja odkładana jest do wydzielonych pojemników na 48 godzin. Po wyjściu klienta dezynfekowane są miejsca i przedmioty przez niego używane.

Postępowanie w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem u pracowników Archiwum

1. Należy wyznaczyć na terenie placówki pomieszczenie wyposażone w środki ochrony i płyn dezynfekujący lub wydzielić obszar, w którym będzie można odizolować osobę w przypadku zdiagnozowania objawów chorobowych.

2. W przypadku wystąpienia u pracownika będącego na stanowisku pracy niepokojących objawów sugerujących zakażenie koronawirusem, należy niezwłocznie odsunąć go od pracy. Jednocześnie należy powiadomić właściwą miejscowo powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną i stosować się ściśle do wydawanych instrukcji i poleceń.

3. Obszar, w którym poruszał się i przebywał pracownik, należy poddać gruntownemu sprzątaniu, zgodnie z funkcjonującymi procedurami oraz zdezynfekować powierzchnie dotykowe (klamki, poręcze, uchwyty, itp.).

Postępowanie w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem u użytkownika Archiwum

  1. W przypadku stwierdzenia wyraźnych oznak choroby, jak uporczywy kaszel, złe samopoczucie, trudności w oddychaniu, lub/oraz po stwierdzeniu temperatury powyżej 37,5 °C, osoba nie może zostać wpuszczona na teren obiektu. Powinna zostać poinstruowana o jak najszybszym zgłoszeniu się do najbliższego oddziału zakaźnego celem konsultacji z lekarzem, poprzez udanie się tam transportem własnym lub powiadomienie pod numer 999 albo 112.
  2. Incydent należy zgłosić do kierownictwa obiektu oraz osoby wyznaczonej do kontaktu z inspektoratem sanitarnym w obiekcie, co umożliwi obsłudze ustalenie obszaru, w którym poruszała się i przebywała osoba, przeprowadzenie rutynowego sprzątania, zgodnie z procedurami obiektu oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty itp.).

3. Należy ustalić listę pracowników oraz klientów (jeśli to możliwe) obecnych w tym samym czasie w części/ częściach obiektu, w których przebywał użytkownik i zalecić stosowanie się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie gov.pl/web/koronawirus/ oraz gis.gov.pl, odnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym.